كل ما تريد معرفته عن قيود اليومية

تهدف المحاسبة المالية إلى تسجيل وتوثيق جميع العمليات الاقتصادية والتجارية، وتحليل المعلومات والبيانات المالية لتقييم أداء الشركة أو المؤسسة،

 ومعرفة صافي التدفقات النقدية والأرباح، وتقديم التقارير المالية للأطراف المهتمة مثل رؤساء مجلس الإدارة والمستثمرين والجهات الضريبية والشركاء في العمل. ويتضمن ذلك عملية قيد اليومية وغيرها من الإجراءات والتقنيات لتحقيق هذه الأهداف.

• مفهوم قيد اليومية.
• أنواع قيد اليومية.
• مكونات قيد اليومية
• كيفية عمل قيد اليومية.
• الفرق بين قيد اليومية وقيد التسوية

مفهوم قيد اليومية

يتم باستخدام عملية “قيد اليومية” تسجيل المعاملات المالية بشكل مفصل ودقيق في السجلات المحاسبية، وتوثيقها بتاريخ الحدوث وجميع الأطراف المشاركة فيها.

ويتضمن ذلك توفير شرح مختصر لتفاصيل المعاملة، مع الإشارة إلى تاريخ التوقيع عليها والأطراف المشاركة فيها. يتم تسجيل قيد اليومية في دفتر اليومية، ثم يتم ترحيل المعلومات والبيانات الناتجة عنه إلى دفتر الأستاذ العام، وذلك لإعداد القوائم والتقارير المالية.

وتكمن أهمية قيد اليومية للأسباب التالية

تعد عملية القيود اليومية من الخطوات الأساسية في المحاسبة المالية، ولها العديد من الأهمية، ومن بين هذه النقاط:

1- تسجيل المعاملات المالية بشكل دقيق: حيث يتم تسجيل جميع المعاملات والحركات المالية التي تتم في الشركة أو المؤسسة بشكل دقيق ومفصل، وذلك لتوثيقها وحفظها للرجوع إليها في أي وقت.

2- توفير معلومات دقيقة لإعداد القوائم المالية: حيث يتم استخدام المعلومات والبيانات الناتجة عن قيود اليومية في إعداد القوائم المالية مثل الميزانية والقائمة الدخل والقائمة النقدية والبيان التدفقات النقدية، وذلك لتقييم أداء الشركة أو المؤسسة ومراقبة الأرباح والخسائر والتدفقات النقدية.

3- التحقق من صحة الحسابات المحاسبية: حيث يتم تسجيل ومراجعة جميع المعاملات المالية بشكل يومي ودقيق، وذلك للتأكد من صحة الحسابات المحاسبية وعدم وجود أي أخطاء أو تجاوزات.

4- الامتثال للمعايير المحاسبية: حيث تحتاج الشركات والمؤسسات إلى الامتثال للمعايير المحاسبية المحلية والدولية، ومن بين هذه المعايير الحفاظ على سجلات دقيقة وتفصيلية للمعاملات المالية، وهذا ما يتم تحقيقه من خلال عملية القيود اليومية التي تعمل على تسجيل جميع المعاملات المالية وتوثيقها بشكل دقيق.

5- تحليل وإدارة الأداء المالي: حيث تعد قيود اليومية مصدرًا هامًا للمعلومات المالية التي تستخدم لتحليل أداء الشركة أو المؤسسة وإدارته، وذلك من خلال تقييم الأرباح والخسائر وتحديد صافي التدفقات النقدية والاستثمارات والتزامات الشركة أو المؤسسة.

6- الامتثال للضرائب: حيث تعتبر القيود اليومية مصدرًا هامًا للمعلومات المالية التي تحتاجإليها الجهات الضريبية لتحديد المبالغ المستحقة للضرائب، وذلك من خلال تسجيل جميع المعاملات المالية وتوثيقها بشكل مفصل، وبالتالي يمكن الاستناد إلى هذه المعلومات لإعداد التقارير الضريبية وتحديد المبالغ الضريبية المستحقة.

 

أنواع قيد اليوميه

يشدد المختصون في مجال المحاسبة على أهمية تسجيل جميع العمليات المالية والتجارية التي تقوم بها الشركة في سجل المحاسبة. كما يجب الحفاظ على جميع الوثائق المتعلقة بقيد اليومية، وتخزينها في نظام الأرشيف الخاص بالشركة للاستخدام فيما بعد. يتم تطبيق العديد من أنواع قيد اليومية حسب نوع العملية أو المعاملة التي تمت. وفيما يلي أهم أنواع قيود اليومية:

– قيد النقدية: ويتم استخدامه لتسجيل جميع المعاملات النقدية مثل الدفعات النقدية والتحويلات البنكية والسحوبات النقدية.

– قيد المشتريات: ويتم استخدامه لتسجيل جميع المشتريات المادية والخدمية التي تقوم بها الشركة.

– قيد المبيعات: ويتم استخدامه لتسجيل جميع المبيعات التي تقوم بها الشركة.

– قيد الأجور والمرتبات: ويتم استخدامه لتسجيل جميع المدفوعات للعمال والموظفين، مثل الأجور والمرتبات والمزايا.

– قيد الاستهلاك: ويتم استخدامه لتسجيل تكلفة الأصول الثابتة التي تستخدمها الشركة وتستهلك مع مرور الوقت.

– قيد الأرباح والخسائر: ويتم استخدامه لتسجيل الدخل والمصاريف والربحأو الخسارة التي تحققها الشركة خلال فترة معينة.

– قيد الضرائب: ويتم استخدامه لتسجيل جميع المستحقات الضريبية والتحويلات الضريبية التي تقوم بها الشركة.

– قيد التخفيضات المالية: ويتم استخدامه لتسجيل جميع التخفيضات المالية المقدمة من قبل الشركة للعملاء، مثل الخصومات والعروض الخاصة.

– قيد الاحتياطيات: ويتم استخدامه لتسجيل جميع الاحتياطيات المالية التي تقوم بها الشركة، مثل الاحتياطيات لتغطية التكاليف المستقبلية.

باختصار، يمكن القول أن قيد اليومية هو عملية مهمة وحيوية في مجال المحاسبة، حيث يتم تسجيل جميع المعاملات والعمليات المالية والتجارية التي تقوم بها الشركة. وتعتبر الحفاظ على الأوراق والوثائق المتعلقة بقيد اليومية أمرًا ضروريًا للاستخدام فيما بعد. ويتم تطبيق عدة أنواع لقيد اليومية، وفقًا لنوع العملية أو المعاملة التي تمت. وتتضمن أهم أنواع قيود اليومية قيد النقدية والمشتريات والمبيعات والأجور والمرتبات والاستهلاك والأرباح والخسائر والضرائب والتخفيضات المالية والاحتياطيات. وباختصار، يمكن للشركات الاستفادة من قيود اليومية لتحليل أدائها المالي واتخاذ القرارات المالية الصحيحة.

مكونات قيد اليومية

تتكون قيد اليومية من عدة مكونات أساسية يجب الالتزام بها في إعداده، وهي:

– الدائن: وهو المبلغ الذي تم تحويله للشركة أو المؤسسة، ويتم ذكر جميع حسابات الدائنين سواء كان دائنًا واحدًا أو أكثر من دائن، وفي حالة وجود أكثر من دائن يتم تدوينهم في قيد اليومية بمصطلح “المذكورين” ثم يتم ذكر جميع بنود الدائنين.

– المدين: وهو المبلغ الذي تم تحويله من الشركة أو المؤسسة، وينطبق عليه نفس خطوات الدائن.

– البيان: وهو شرح مختصر لنوع القيد والتفاصيل الخاصة بالعملية المالية التي تم إجراؤها أو المعاملة التجارية التي تمت.

– رقم القيد: وهو رقم يتم ترقيم كل قيد به لسهولة الوصول إليه عند إعداد أي تقارير أو قوائم مالية.

– رقم المستند: وهو رقم يتم ترقيم الملف الذي يضم جميع أوراق وفواتير العملية المالية، مثل أوراق الدفع أو استلام النقدية.

– تاريخ العملية المالية: وهو التاريخ الذي تم إجراء فيه العملية المالية.

– رقم دفتر الأستاذ: وهو رقم الدفتر الذي سيتم ترحيل القيد إليه بعد إعداده.

 

كيفية عمل قيد اليومية

لا يمكن الاستغناء عنأيًا من هذه المكونات في قيد اليومية، حيث تساعد على توثيق العمليات المالية وتنظيمها وتسهيل عملية إعداد التقارير المالية والقوائم المالية. ويمكن تطبيق قيد اليومية بأكثر من شكل أو طريقة وفقًا للحاجة وحجم المؤسسة أو الشركة المعنية. وفي النهاية، يعد قيد اليومية أحد الأسس الأساسية للمحاسبة، ولا يمكن الاستغناء عنه في إدارة الأعمال المالية بأي شكل من الأشكال.

يمكن تنفيذ عملية تسجيل قيد اليومية بعدة طرق، ويمكن القيام بها يدويًا في الدفاتر الحسابية أو باستخدام البرامج المحاسبية المختصة. وتتضمن خطوات عمل قيد اليومية التحليل الدقيق للعملية المالية من خلال المستند الحسابي

 وتحديد الطرف المدين والطرف الدائن، وتسجيل المبالغ المالية في الحسابات المناسبة، وتحديد المستند الحسابي المرتبط بالعملية المالية، وتدوين تاريخ العملية المالية، وكتابة بيان مختصر يوضح سبب تدوين القيد ووصف مختصر للعملية المالية.

 ويجب ترقيم الصفحات والتأكد من خلو الدفتر من الأخطاء والتدقيق في صحة المبالغ المسجلة. وفي نهاية كل صفحة، يتم جمع جميع المبالغ المقيدة والتأكد من صحتها، ومن ثم يتم ترحيل الحسابات المقيدة إلى دفتر الأستاذ.

يمكن تلخيص عملية تسجيل قيد اليومية في

·        تحليل العملية المالية

·         تحديد الطرف الدائن والطرف المدين

·        تسجيل القيد اليومي في الدفتر ترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ

·         والتأكد من صحة المبالغ المسجلة. ويجب الالتزام بقواعد ومكونات قيد اليومية لتوثيق العمليات المالية وتسهيل عملية إعداد التقارير المالية والقوائم المالية

·         وتنظيم الأعمال المالية والمحاسبية للمؤسسة أو الشركة.

الفرق بين قيود التسوية وقيود اليومية

تختلف قيود التسوية عن قيود اليومية في الغرض الرئيسي منها والوقت الذي تُدخل فيه. وفيما يلي سنوضح الفرق بين القيود اليومية وقيود التسوية

1- الغرض: تتمثل الغاية الرئيسية لقيود اليومية في تسجيل المعاملات المالية وتوثيقها في الدفتر اليومي، بينما تهدف قيود التسوية إلى تصحيح الأخطاء والتعديلات التي يتم تحديدها في نهاية الفترة المحاسبية.

2- الوقت: تُدخل قيود اليومية على الدفتر اليومي في نفس اليوم الذي تحدث فيه المعاملة المالية، بينما تُدخل قيود التسوية في نهاية الفترة المحاسبية، وعادة ما تكون بعد إعداد القوائم المالية الأولية وقبل إعداد القوائم المالية النهائية.

3- النطاق: يتم تسجيل جميع المعاملات المالية في قيود اليومية، بينما تشمل قيود التسوية عادةً العمليات المالية التي لم يتم تسجيلها في الدفتر اليومي أو العمليات المالية التي تحتاج إلى تعديل أو تصحيح.

4- الصيغة: تشتمل قيود اليومية على المبالغ المدينة والدائنة، والتي تسجل بشكل منفصل في الدفتر اليومي، بينما تتضمن قيود التسوية تسجيل مبالغ التكلفة والإيرادات والمصاريف والمدفوعدل الإستهلاك، وفي بعض الحالات يمكن أن تشمل قيود التسوية تصحيح الأخطاء السابقة.

5- الترتيب: يتم تسجيل قيود اليومية بترتيب زمني، ويتم تسجيل العمليات الأحدث في الجزء العلوي من الصفحة، بينما يتم تسجيل قيود التسوية بترتيب وظيفي، ويتم تسجيلها في الجزء السفلي من الصفحة.

6- التأثير: تؤثر قيود اليومية على حسابات المؤسسة أو الشركة في الفترة الحالية، بينما تؤثر قيود التسوية على حسابات المؤسسة أو الشركة في الفترة السابقة والحالية.

بشكل عام، تختلف الغايات والوظائف والتوقيت والمحتوى والتأثير بين قيود اليومية وقيود التسوية. ويتم استخدام قيود اليومية لتسجيل المعاملات المالية بشكل يومي وتوثيقها، في حين تستخدم قيود التسوية لتصحيح الأخطاء والتعديلات في نهاية الفترة المحاسبية. ويتم إدخال قيود اليومية في الوقت الفعلي، بينما يتم إدخال قيود التسوية في نهاية الفترة المحاسبية. وتسجل قيود اليومية المعاملات المالية بشكل منفصل في الدفتر اليومي، بينما تستخدم قيود التسوية لتسجيل العمليات المالية التي لم تتم تسجيلها أو تحتاجراء تعديلات عليها. وفي النهاية، تساعد قيود اليومية وقيود التسوية على تنظيم الأعمال المالية والمحاسبية للمؤسسة أو الشركة وتوثيق المعاملات المالية بشكل صحيح ودقيق.